Канбан-доска для производства: как вести заказы на доске

Что такое канбан-доска на производстве

Канбан-доску часто заводят для личных дел или для команды программистов: карточка там означает задачу, а колонки называются «сделать», «в работе», «готово». В заказном цехе карточка означает заказ. Колонки повторяют его путь от «принят» до «отгружен». Каждый заказ стоит ровно в одной колонке, поэтому на вопрос «где заказ» ответ всегда один. Двигают его разные люди: снабженец, начальник производства, мастер, контролёр, менеджер.

Пока заказов мало, где каждый из них, помнит мастер. Два с половиной года я вёл производство и монтаж на объектах, от замера до сдачи. За два года мы выросли в 2,3 раза, и на пяти объектах память уже не держит. Когда заказов больше, чем удерживает один человек, помнить за него должна доска.

Колонки доски: сколько этапов завести

Колонку стоит заводить там, где заказ переходит из рук в руки. Проверка для каждой: может ли заказ пролежать здесь до утра? Если нет, хватит отметки в карточке. Колонку без хозяина никто не двигает: заказ в ней застревает, и спросить не с кого.

В нашей типовой схеме для заказного цеха семь рабочих колонок: Принят, Обеспечение, В очереди, В работе, ОТК (отдел технического контроля), Готов и Приостановлен. Завершают путь «Отгружен» и «Отменён».

Паузе нужна своя колонка. Заказ, который ждёт решения заказчика или материал, в колонке «В работе» выглядит просроченным, а среднее время этапа растёт на срок простоя. На паузу заказ ставят только с причиной и датой, когда к нему вернуться: по дате видно, какой заказ пора снимать с паузы.

В одном из внедрений, которые я разбирал, на одной доске жили предпродажа, обработка заказов и производство. Колонки там заводили под акции и рекламные страницы, а то и просто под заметки. Доска стала тяжёлой и неудобной. Чтобы так не вышло, досок у нас две: на первой менеджер ведёт продажу, на второй заказ идёт по цеху. Переход с первой доски на вторую описан отдельно, в статье «Как заказ из продаж попадает в цех».

Хозяин, правило перехода и сигнал задержки

Ниже доска заказов цеха, который работает по чертежам заказчика. Для каждой колонки указано, кто её хозяин, что записать в карточке, чтобы перевести заказ дальше, и по какому признаку видно, что заказ застрял.

Если контролёр отметил брак или доработку, заказ возвращается мастеру в колонку «В работе». Сроки в последней графе условные. В упаковке «Старт» о задержке говорят утренний список заказов по дате отгрузки и задача снабженцу. Сроки в днях на этапах добавляет упаковка «Система»: для вашего цеха мы назначаем их вместе с вами при запуске, с ваших слов о том, сколько заказ может лежать на каждом этапе.

Правило перехода: карточку двигает факт

Доска показывает правду, пока заказ переводят сразу, как только дело сделано. Карточку двигает факт, а не звонок менеджера. Заказ, который контролёр перевёл в «Готов», менеджер может отгружать, поэтому «почти готов, завтра доделаем» туда не попадает. Если мастер двигает все карточки разом в конце смены, доска отстаёт на смену.

Чтобы пустой заказ не ушёл в цех и заказ без мастера не встал в очередь, для этапа задают, что обязательно записать. Пока это не записано, Битрикс24 на любом платном тарифе не даст перенести заказ на этап: попросит заполнить, и карточка останется на месте.

Вам это даёт обе даты в каждом отгруженном заказе. По плановой и фактической дате можно посчитать, сколько заказов уехало в срок, не опрашивая цех.

Как заметить, что заказ застрял

Застрявший заказ видно, не выходя в цех: на самой доске, в утреннем списке и в отчёте.

• По колонке. На доске видно, сколько карточек в каждой колонке. Если в ОТК скопилось, условно, шесть заказов, а в работе два, очередь стоит у контролёра.
• По дате отгрузки. Утром начальник производства открывает список заказов в работе по плановой дате отгрузки, можно и с телефона: сверху просроченные, ниже ближайшие.
• По времени на этапе. Отчёт по доске показывает, сколько дней в среднем заказ лежит на каждом этапе. Если на одном этапе это число растёт месяц за месяцем, узкое место там.

Чтобы никто не сверял даты руками, в упаковке «Система» срок этапа записан прямо в карточке. На этапах с нормой заказ, который простоял дольше, сам краснеет, поднимается наверх доски и попадает в список просроченных.

Чего канбан-доска не покажет

• Очередь. Порядок карточек внутри колонки доска не держит. Карточка сама поднимается наверх, когда в ней что-то происходит, например пришло письмо заказчика или коллега оставил комментарий. Поэтому начальник производства ставит заказу номер очерёдности, список сортируют по нему и выгружают в Excel. Из этой выгрузки получается задание участку, подробности в статье «Сменное задание на производстве».
• Срок и загрузка. Успеете ли вы к сроку и что держит дату, показывает диаграмма Ганта (график работ по датам с зависимостями между операциями). Загрузку станков по часам доска тоже не считает. Как сложить срок заказа из этапов, разобрано в статье «Планирование производства».
• Детали внутри заказа. Карточка стоит ровно в одной колонке. Если заказ расходится по участкам и вы хотите видеть каждую деталь, нужна ещё одна доска, с колонками по участкам. В «Производстве+» для контрактной обработки заказ делится по операциям, и у цеха есть такая доска деталей.

Канбан в Битрикс24 и 1С: где вести доску заказов

В Битрикс24 доска с колонками есть у заявок, сделок, счетов и коммерческих предложений. У задач тоже есть доски, среди них личный режим «Мой план». Для заказов он не подходит. Колонки «Моего плана» видит только тот, кто их создал, и у каждого сотрудника они свои.

Доска заказов должна быть одна на всех. Поэтому заказы цеха мы ведём на отдельной общей доске «Заказы в цехе»: цех видит на ней заказы от «Принят» до «Готов», без продаж и сумм, а директор видит всё.

Если производство уже ведётся в 1С:ERP с производственным учётом, статус деталей берут оттуда, и доску деталей рядом не дублируют. Обмен с 1С мы описываем и оцениваем отдельно. Что вести в какой системе, смотрите в статье «Битрикс24 и 1С на производстве».

Чего не делать

• Не превращать доску заказов в список дел. Дела вроде «позвонить поставщику» и «заказать фрезы» живут в задачах, чтобы на доске заказов стояли только заказы.
• Не ставить станки колонками на доске заказов. Детали одного заказа могут лежать у разных станков, и одной карточкой этого не показать: на каком участке какая деталь, видно на доске деталей.
• Не заводить колонку, для которой нельзя назвать срок. Если непонятно, через сколько заказ в ней считается застрявшим, проверьте, нужна ли она.
• Не дублировать напоминания. Когда об одной задержке приходят два сообщения, перестают читать оба.

Что сделать завтра

1. Возьмите последний отгруженный заказ и выпишите, через чьи руки он прошёл.
2. Про каждый этап спросите, может ли заказ пролежать на нём до утра. Если нет, колонка не нужна.
3. Напротив каждой колонки запишите срок, после которого заказ в ней считается застрявшим, и кто узнаёт об этом первым.

Частые вопросы

Что такое канбан-доска для производства?

Доска, на которой каждый заказ стоит карточкой в колонке своего этапа: принят, обеспечение, в очереди, в работе, ОТК, готов, отгружен. По ней видно, где заказ и у кого, без обхода цеха.

Какие колонки нужны на доске заказов?

По этапам, на которых заказ переходит из рук в руки и может пролежать до завтра. В нашей типовой схеме семь рабочих колонок: Принят, Обеспечение, В очереди, В работе, ОТК, Готов, Приостановлен. Завершают путь «Отгружен» и «Отменён».

Как понять, что заказ на доске застрял?

Задайте каждой колонке срок, после которого заказ считается застрявшим. Дальше смотрите, сколько карточек скопилось в колонке, какие заказы стоят сверху списка по плановой дате отгрузки и сколько дней в среднем заказ лежит на этапе.

Есть ли канбан в Битрикс24?

Да. Доска с колонками есть у заявок, сделок, счетов и коммерческих предложений, у задач есть личный режим «Мой план». Для заказов цеха заводят отдельную общую доску, потому что колонки «Моего плана» видит только их автор.

Чем канбан-доска отличается от диаграммы Ганта?

Доска показывает, где заказ сейчас и у кого. Диаграмма Ганта показывает план по датам и отвечает, успеете ли вы к сроку. Производству нужны оба ответа.

Доску «Заказы в цехе» целиком, с хозяевами этапов и утренним списком, можно посмотреть на странице «Старта».