Как заказ из продаж попадает в цех и не теряется

Где заказ теряется

Договор подписан, и дальше заказ живёт в пересказах. Менеджер пишет начальнику производства в мессенджер, чертёж лежит в почте, согласованная спецификация в другом письме, срок отгрузки помнит менеджер. Картину заказа целиком при этом не видит ни начальник производства, ни менеджер.

• Передача устная или письмом. Сообщение уходит вниз ленты, и через неделю его не найти.
• Цех узнаёт о заказе, когда про него вспомнили. Снабженец не проверил материал, потому что не знал, что заказ есть.
• Непонятно, у кого заказ сейчас. На вопрос заказчика отвечают после обхода цеха.
• Срок в голове. Про просрочку узнают в день отгрузки, когда сдвинуть уже нечего.

Две доски: продажа и заказ в цехе

В упаковке «Старт» продажа и заказ живут на разных досках. На первой менеджер ведёт заявку до договора. Когда продажа отмечена выигранной, на второй доске сам появляется заказ, и менеджер ничего не переписывает руками.

Сумма в заказ не переезжает, потому что цеху она не нужна. В заказ копируется только то, что после подписи уже не меняется. Если скопировать данные, которые ещё обсуждаются, в продаже и в заказе они со временем разойдутся, и этого никто не заметит.

Заказ создаётся ровно один. Если продажу повторно отметят выигранной, второго заказа в цехе не появится.

У каждого этапа в цехе свой хозяин

Заказ можно приостановить только с причиной и датой, когда к нему вернуться. Иначе «ждём решения заказчика» превращается в заказ, про который забыли.

Что происходит само

• цеху приходит уведомление: новый заказ, что делаем и к какому числу;
• снабженцу ставится задача проверить материал по этому заказу;
• заказчику уходит письмо «ваш заказ принят в производство» с плановой датой, а потом «заказ готов»;
• когда заказ готов, отдел продаж получает уведомление, и менеджер этой продажи отгружает.

Срок: список на каждое утро

Просрочку видно в одном списке. Все заказы в работе отсортированы по плановой дате отгрузки: сверху просроченные, дальше ближайшие. Начальник производства открывает его на утренней планёрке, а руководитель смотрит в любое время, в том числе с телефона. Если заказ встал, в карточке видно, на каком он этапе, у кого и с какого дня.

На вопрос заказчика «где мой заказ» менеджер отвечает, открыв карточку, без похода в цех.

Чего не делать

• Не переносить заказ в цех руками. Ручная передача держится на памяти менеджера и срывается, когда он в отпуске или завален заявками.
• Не показывать цеху суммы. Цеху нужны что, сколько и к какому числу. Суммы остаются в продаже.
• Не заводить больше этапов, чем есть реальных передач из рук в руки. Этап без своего хозяина никто не двигает.
• Не держать чертёж в почте. Он должен лежать в карточке заказа, тогда мастер открывает её и видит, что делать.

Схема целиком, с доской продаж, каналами заявок и правами доступа, показана на странице «Старт». Как потом не упустить деньги за отгруженное, разобрано в статье про дебиторскую задолженность.