Статья · Деньги на производстве
Как контролировать дебиторскую задолженность на производстве
«Отгрузили месяц назад, а где деньги?» Этот вопрос директор обычно задаёт, когда сверку уже прислала бухгалтерия. Чтобы дебиторская задолженность была видна в первый же день просрочки, продажа закрывается только оплатой, в каждом счёте стоит срок оплаты, и от этого срока портал сам напоминает заказчику, менеджеру и руководителю. Для должников по желанию включается стоп-отгрузка: новый заказ не уходит в цех, пока директор не снимет отметку.
Почему долги копятся незаметно
Долги копятся из-за того, как устроен учёт продаж. Во внедрениях, которые я разбирал, повторяются пять причин:
- Продажа считается закрытой по подписи или по отгрузке. Менеджер свою работу сделал, заказ ушёл, и дальше за деньги не отвечает никто конкретный.
- Срок оплаты записан только в договоре. От него ничего не считается, поэтому просрочку замечают по памяти.
- Напомнить заказчику должен человек. Когда менеджер в отпуске или завален новыми заявками, напоминание не уходит.
- Должник получает следующий заказ как ни в чём не бывало. Цех запускает, склад отгружает, долг растёт.
- Собственник видит общую сумму раз в месяц, в сверке от бухгалтера, когда просрочке уже несколько недель.
Продажа закрывается деньгами
Первое, что я меняю в упаковке «Система»: успешной продажа становится только тогда, когда пришли деньги. Между подписью и оплатой появляются этапы, на которых деньги застревают, и их видно отдельно.
| Этап продажи | Что он значит |
|---|---|
| Договор и аванс | договор подписан, счёт на аванс отправлен |
| В производстве | аванс пришёл или менеджер решил запускать без предоплаты; заказ ушёл в цех |
| Отгружено, ждёт оплаты | накладная выписана, счёт на остаток отправлен |
| Оплачено | деньги пришли полностью, только здесь продажа успешна |
На доске продаж в колонке «Отгружено, ждёт оплаты» видно, какие заказы отгружены и ещё не закрыты деньгами. А на доске счетов над колонкой «Просрочен» стоит сумма: собственник открывает её с телефона и за пять секунд видит, сколько просрочено и у кого.
Лестница напоминаний от срока оплаты
В каждом счёте обязателен срок оплаты, и все напоминания считаются от него. Портал отправляет их сам, а человек подключается только там, где нужен разговор.
| Когда | Что происходит |
|---|---|
| За 3 дня до срока | заказчику уходит вежливое письмо: номер счёта, сумма, срок, кому звонить с вопросами |
| На следующий день после срока | счёт переходит в «Просрочен», у менеджера появляется задача связаться с заказчиком за один рабочий день |
| Через 7 дней после срока | руководитель менеджера получает уведомление по счетам от суммы, которую вы назовёте: какой счёт, на сколько, кто ведёт |
| Через 30 дней после срока | у заказчика ставится отметка «стоп-отгрузка» с причиной, и директор получает задачу решить, снять её или оставить |
В сам день срока счёт не считается просроченным, потому что заказчик мог заплатить вечером.
Две детали, из-за которых лестница молча не работает
- Письмо уходит с почты менеджера, который отвечает за счёт. Если его ящик не подключён к порталу, напоминание не отправится, и об этом никто не узнает. Поэтому почту каждого, кто выставляет счета, подключаю в первую очередь.
- Если заказчик попросил отсрочку, счёт нужно вернуть на этап «Новый» и снова отправить. Напоминания запоминают срок в момент отправки счёта. Поправили дату в уже отправленном счёте, а счёт всё равно уйдёт в просрочку по старой дате.
Стоп-отгрузка: решает директор
Отметку «стоп-отгрузка» ставит система, а снимать её договариваемся только директору: кто и когда снял, видно в истории. Пока отметка стоит, новый заказ этого заказчика не уходит в цех. Продажа возвращается на этап договора, а директор и отдел продаж получают сообщение, что заказчик в стоп-листе; причина записана в его карточке.
Жёсткой блокировки в Битрикс24 нет, и здесь она не нужна. Бывает, что должник оказывается важным заказчиком и с ним договорились. Тогда директор снимает отметку сам, и это остаётся в истории. Заказ, который уже в цехе, отметка не останавливает, его судьбу решает директор.
Как внедрить за месяц
- Первая неделя. Договориться, что продажа закрыта только оплатой, и вписать срок оплаты во все открытые счета.
- Вторая неделя. Подключить почту менеджеров к порталу и включить письмо за три дня до срока.
- Третья неделя. Включить просрочку, задачи менеджеру и уведомление руководителю. Посмотреть, сколько накопилось в «Отгружено, ждёт оплаты».
- Четвёртая неделя. Решить с директором, нужна ли стоп-отгрузка и через сколько дней. У кого-то это 30 дней, у кого-то 14.
Чего не делать
- Не мерить менеджеров выставленными счетами. Пока план заканчивается на счёте, менеджеру выгоднее выставить новый счёт, чем добиваться оплаты по старому, и долги растут.
- Не писать заказчику жёстко с первого дня. Первое письмо уходит ещё до срока, поэтому пишется как вежливое напоминание.
- Не держать срок оплаты только в договоре. Если его нет в счёте, считать напоминания не от чего.
- Не заводить отдельную таблицу долгов. Её перестают обновлять через месяц, а сумма над колонкой счетов обновляется сама.
Лестница считает от счёта в портале. Если счета у вас выставляет 1С, до начала работ решаем, откуда они выходят; оплату бухгалтер отмечает в портале руками или её приносит обмен. Что проверить до обмена, разобрано в статье «Битрикс24 и 1С на производстве».