Упаковка «Система»
От заявки до денег на счёте
Всё из «Старта» плюс счета и долги, отгрузка по накладной, сроки на каждом этапе и журнал брака. Это основа для разговора: этапы, людей и сроки подгоняю под вас.
Вся картина
Путь заявки, заказа и денег на одной странице
Три доски. Заявки приходят из почты, телефона, формы на сайте, мессенджеров и Авито в одно окно, как в «Старте». Пунктиром отмечено то, чего в «Старте» нет: этапы денег, брак и журнал брака.
Доска 1 · Продажи, от заявки до оплаты
Доска 2 · Заказы в цехе
Доска 3 · Брак и рекламации
Рекламацию от заказчика заводите в эту же доску: брак цеха и жалобы заказчиков лежат в одном месте.
Что добавляется к «Старту»
Пять вещей, и все про деньги и сроки
Приём заявок, путь заказа по цеху, права и отчёты «Старта» остаются как есть.
Счета и долги
Счёт из карточки, напоминания заказчику до срока и после, стоп-отгрузка должнику.
Отгрузка по накладной
Номер и дата накладной, возврат подписанного оригинала под контролем.
Срок на каждом этапе
У ответственного задача со сроком. Просроченная задача краснеет и уходит руководителю.
Брак и рекламации
Без причины, участка и фото брак не закрыть. Каждый случай записан в журнале.
Сводка собственнику
На одной странице: сколько должны, что горит, сколько отгружено и оплачено.
Доска 1 «Продажи» · этапы 1-6
У каждого этапа свой срок
Когда продажа переходит на этап, у ответственного появляется задача со сроком.
- 2 часа без ответа: напоминание.
- 4 часа: сообщение руководителю.
- Номер продажи и менеджер закрепляются за заявкой.
- Норматив: 1 день.
- Идёт 2 дня: сообщение руководителю.
- Норматив: 2 дня.
- Предложение на бланке одной кнопкой.
- 3 дня тишины: задача «уточнить решение».
- Если заказчик ответил письмом, продажа сама переходит на «Согласование».
- Норматив: 5 дней.
- Прошла неделя: сообщение руководителю и запись в историю менеджера.
Просроченная задача подсвечивается красным у ответственного и у руководителя. Видно, кто и где держит заказ.
Доска 1 «Продажи» · этапы 7-9
Деньги: от договора до оплаты
Кто: менеджер
Заполнить: компания, затем выставить счёт на аванс кнопкой «Счёт» в карточке
- Норматив: 5 дней.
- Когда заказчик оплатил аванс, продажа сама уходит «В производство».
Кто: цех
- Заказ сам появляется в цехе, на доске 2.
- Если у заказчика стоп-отгрузка, заказ в цех не уйдёт: директору и продажам придёт сообщение, продажа вернётся на «Договор и аванс».
Кто: менеджер
Заполнить: номер и дата накладной, оригиналы
- Счёт на остаток уходит заказчику, дальше его ведёт лестница напоминаний.
- Когда оплачен последний счёт, продажа закрывается сама.
Счета · что происходит само
Лестница долга: от напоминания до стоп-отгрузки
Считается от срока оплаты в счёте. Менеджеру не нужно помнить: напоминания по графику ниже приходят сами.
за 3 дня до срока
Заказчику письмо «напоминаем о сроке оплаты» со счётом.
на следующий день после срока
Счёт становится «Просрочен», менеджеру задача «связаться по оплате» на 1 день.
через 7 дней
Руководителю сообщение по счетам от суммы, которую вы назовёте: счёт, сумма, менеджер.
через 30 дней
У заказчика ставится стоп-отгрузка, руководителю задача «снять или оставить».
Сколько вам должны, видно одним числом на любой день: список «Просрочен» с суммой, по заказчикам и менеджерам.
Отгрузка и документы
Бумаги после отгрузки не теряются
Заполнить: номер накладной, дата накладной, вернулись ли оригиналы, скан
- Через 10 дней оригинала нет: менеджеру задача «запросить подписанный оригинал».
- Месяц без оригинала: сообщение руководителю.
Документы из карточки в один клик
- Коммерческое предложение на бланке, с печатью и подписью
- Счёт со своим номером, на аванс и на остаток
- УПД со своим номером
- Список «Оригиналы не вернулись»: кому звонить за бумагами
Доска 2 «Заказы в цехе»
Цех: сроки и брак
Этапы как в «Старте». Добавляются нормативы на этапах и «Брак / переделка».
- Норматив: 1 день. Заказ не лежит без хозяина.
- Норматив: 1 день.
- 2 дня на ОТК: сообщение руководителю.
- Без причины, участка-виновника и фото сюда не перевести.
- Счётчик переделок растёт сам, руководителю приходит «брак: причина, участок».
- Случай сам попадает в журнал брака, на доску 3.
- Норматив: 2 дня до отгрузки. Заказ, который лежит на складе дольше, подсвечивается.
Доска 3 «Брак и рекламации»
Каждый случай с причиной, ценой и решением
Брак из цеха приезжает сам, рекламацию заказчика заводите сюда же.
Кто: контролёр
- Ответственному задача «разобрать случай: причина, участок, фото».
Кто: контролёр
Заполнить: тип случая (брак цеха или рекламация)
Кто: цех
Заполнить: причина, участок-виновник, фото, срок устранения
Кто: начальник производства
Заполнить: решение (переделка, замена, скидка, отказ) и стоимость переделки
Через месяц видно, какой участок и какая причина дают больше всего переделок и во что они обошлись.
Кто что видит
Роли «Старта» плюс бухгалтер
Менеджер
Свои продажи и свои счета. Заказы видит, двигает на «Готов» и «Отгружен».
Цех
Заказы и брак. Продажи, суммы и счета не видит.
Бухгалтер
Все счета: отмечает оплаты. Продажи и заказы только читает. Базу заказчиков не выгружает.
Руководитель
Всё по отделу, счета, история и нарушения сроков.
Директор
Видит всё. Выгрузка базы только у него.
Оплату отмечает бухгалтер, а дальше продажа и заказ двигаются сами: аванс отправляет заказ в цех, остаток закрывает продажу.
Сводка собственнику
Четыре вопроса на одной странице утром
С телефона, без звонков мастерам и бухгалтеру.
Сколько нам должны
Сумма просроченных счетов, по заказчикам и менеджерам.
Что горит
Заказы, у которых срок отгрузки прошёл или подходит.
Сколько отгружено за месяц
Отгрузки по накладным: сколько и кому.
Сколько оплачено
Пришедшие деньги за период.
Плюс отчёты «Старта»: обращения за период, где заказы стоят и у кого, кто пропускает срок ответа.
Как запускаем
От этой схемы к вашей и к работе на живых заказах
1
Разбираем схему
На встрече правим этапы, людей и сроки под то, как устроено у вас.
2
Портал на предприятие
Регистрирую портал на вашу почту: он ваш, а не сотрудника. 30 дней пробного доступа.
3
Ваша схема в чат
Присылаю схему под ваше производство, вы её смотрите, правки обсуждаем и согласуем.
4
Ставлю на портал
После оплаты переношу согласованную схему на ваш портал целиком.
5
Живой заказ
Провожу ваш настоящий заказ от заявки до отгрузки и учу команду.
Состав и цена
Что входит в «Систему» и сколько она стоит
«Система» доводит заказ от обращения до денег на счёте. Всё, что было в «Старте», в ней есть.
Входит
- Всё из «Старта»: приём заявок, карточка заказа, права, два отчёта, шаблон предложения
- Счета на аванс и остаток из карточки, лестница напоминаний о долге, стоп-отгрузка должнику
- Отгрузка по накладной и контроль возврата подписанных оригиналов. Если деньги у вас требуются по подписанному акту, вместо накладной ставлю приёмку по акту: предъявлено, подписано, сколько дней ждёт
- Нормативы сроков на этапах продаж и цеха, подсветка просрочки
- Журнал брака и рекламаций: причина, участок и фото обязательны; претензию заказчик может подать сам, формой с фото
- Сводка собственнику на одной странице
- Обучение команды на вашем живом заказе
Не входит
- Автоматическая отметка оплат вашим банком: ставится отдельно, если банк это поддерживает
- Претензия должнику по шаблону и задача юристу после стоп-отгрузки: ставится отдельно. Текст претензии и суд остаются за вашим юристом
- Обмен с 1С
Если у вас своё направление, например очередь просчётов технолога, монтаж или ремонт чужих узлов, это следующая упаковка, «Производство+». Всё из «Системы» в ней сохраняется.
Цена упаковки
Фиксированная цена за типовую схему. Работаю по договору.
- Настройка и обучение3 недели
- Работа на живых заказах10 рабочих дней
- Приёмка по согласованному списку проверок и акт1 день
- Весь срок до акта, от получения доступовоколо 30 рабочих дней
- Гарантия после актамесяц
- Сопровождение в подарок: до 8 часов в месяц на вопросы и мелкие правки1 месяц
- Карта автоматизации производства после запускав подарок
Сопровождение и карта автоматизации идут в подарок, если вы выберете упаковку и дату старта в течение двух недель после встречи. Если решите позже, всё будет так же, только без подарка.
Когда цена выше
Цена рассчитана на схему с этой страницы: пять ролей с разными правами (менеджер, цех, бухгалтер, руководитель, директор), три доски, на обучении до 15 человек.
Если ролей больше (например, у участков цеха разные права), есть второе юрлицо или на обучении от 16 человек, цена умножается на коэффициент до ×1,6. Если схема сложнее, считаю по часам. Итоговую цену называю до договора.
Лицензия Битрикс24 и связь
Оплачиваются отдельно: лицензия по ценам Битрикс24, телефония вашему оператору или арендой номера в Битрикс24. Для «Системы» хватает облачного тарифа «Стандартный» (до 50 сотрудников на портале). Если собираетесь перейти на «Производство+» раньше чем через полгода, обсудим на встрече, не взять ли сразу «Профессиональный»: для большинства производств так дешевле, чем переезжать потом.
Разобрать схему под вас
За одну встречу в Zoom схема станет вашей
На встрече пройдём эту схему по вашему производству: этапы, кто за что отвечает, сроки и как у вас приходят деньги. После встречи пришлю схему в чат.
Отвечаю сам. Работаю из Твери. С предприятиями из других городов работаю удалённо: настройка и обучение идут по видеосвязи.