План-факт анализ на производстве: образец по заказу

Что сравнивает план-факт по заказу

План-факт по заказу (сравнение плана с фактом) ставит рядом две суммы по каждой статье затрат. План берут из расчёта, по которому назначали цену, вместе с изменениями, которые заказчик согласовал. Факт берут из учёта: сколько металла выдали со склада на этот заказ, сколько часов закрыли нарядами, что выставили смежники и перевозчик. Отклонение равно факту минус план, и плюс у затрат означает перерасход.

По итогу за месяц не понять, какую строку расчёта править: в нём смешаны заказы, где расчёт совпал, и заказы, где разошёлся.

Проверьте у себя. Найдите расчёт, по которому назначали цену последнему сданному заказу. Если его приходится восстанавливать по памяти или по переписке, план-факт сравнивать не с чем.

Образец план-факт анализа заказа: графы и пример

Лист план-факта заводят на один заказ. В шапке пишут номер заказа, изделие, количество по расчёту и сданное, дату расчёта и дату, когда закрыли факт. Там же отмечают, с НДС суммы или без. В плане и факте это должно быть одинаково, иначе в отклонение попадёт налог.

Общие расходы цеха, то есть аренду, мастеров и управление, в лист не включают, поэтому остаток после прямых затрат ещё не прибыль заказа. Если их распределяют на заказы, их пишут отдельной строкой ниже и подписывают способ: по часам, по выручке или иначе. Если ставка часа в расчёте к КП уже включает аренду и накладные, факт работы считают по ставке того же состава, а общие расходы второй раз не добавляют.

Пример, данные условные. Корпус подшипника по чертежу заказчика, 100 шт. В расчёте к КП прямые затраты 300 000 ₽, цена 600 000 ₽. До запуска заказчик прислал новую редакцию чертежа с дополнительной проточкой. Она добавила 20 часов работы, то есть 14 000 ₽, а доплату 40 000 ₽ согласовали письмом. С этим изменением план прямых затрат 314 000 ₽, цена 640 000 ₽. Суммы без НДС.

Перерасход 56 000 ₽ на 314 000 ₽ плана, и почти половина его пришлась на работу: 21 000 ₽ из 26 000 дали 30 лишних часов. Не каждое отклонение меняет КП. Переделку шести корпусов, например, разбирают с цехом в журнале брака. Ящики на 6 000 ₽ остаются вопросом к менеджеру, потому что доплату за них ещё можно согласовать.

Почему план берут вместе с согласованными изменениями

Расчёт к КП задним числом не правят, потому что по нему и видно, насколько верно назначили цену. Согласованное изменение записывают рядом отдельной строкой: что поменяли, когда договорились, на сколько выросли цена и затраты.

В примере заказчик доплатил 40 000 ₽ за проточку, которая добавила 14 000 ₽ затрат. Если сравнить факт с первым расчётом, перерасход выйдет 70 000 ₽, и 14 000 из них окажутся оплаченной работой, записанной в потери. А остаток упадёт всего на 30 000 ₽: доплата перекроет часть перерасхода, и потеря покажется меньше настоящей. Сравнение с планом после изменения даёт 56 000 ₽ и по затратам, и по остатку.

Работу, которую сделали без согласованной цены, как ящики в примере, тоже отмечают отдельно. Затраты по ней реальные и стоят в факте. Ожидаемую доплату к цене не прибавляют, пока заказчик её не подтвердил: иначе остаток окажется больше настоящего.

Как разложить отклонение на цену и количество

Перерасход по материалу и работе складывается из двух частей, и вопросы по ним уходят к разным людям. Для материала:

• Часть за цену. Разница цен, умноженная на фактическое количество: (160 − 150) × 850 = 8 500 ₽.
• Часть за расход. Лишнее количество, умноженное на плановую цену: (850 − 800) × 150 = 7 500 ₽.

Вместе 16 000 ₽, как в таблице. Вопрос о цене уходит к закупке и к сроку действия КП: сколько держать цену в предложении, разобрано в статье «Коммерческое предложение на изготовление». Расход проверяет технолог по норме на заготовку. С работой так же: за оплату часа (720 − 700) × 250 = 5 000 ₽, за часы (250 − 220) × 700 = 21 000 ₽. Если сдали не столько корпусов, сколько считали, плановые килограммы и часы сначала пересчитывают на сданное количество.

Разложение показывает, где разошлось, но виноватого по нему не назначают. Дорогой металл ещё не доказывает ошибку снабженца, и лишние часы не значат, что токарь работал медленно. Причину находят по нарядам, журналу брака и переписке с заказчиком.

Восемь лет я провёл в конструкторско-технологической подготовке, и лишние часы для меня прежде всего вопрос к норме: все ли установы и наладки в неё попали. В примере 18 из 30 часов ушли на наладку второго установа. Статья «Себестоимость производства изделия» показывает, как наладка раскладывается на партию.

Остальные 12 часов ушли на переделку и уже сидят в факте работы. Отдельной строкой их не добавляют, иначе они попадут в перерасход дважды.

Кто и когда закрывает факт

План фиксируют до запуска. Факт закрывают, когда по заказу пришёл последний документ, и после этого разбор проводят один раз, вместе с теми, кто может назвать причину.

Дату разбора назначают при отгрузке. Без даты план-факт откладывают, и он доживает до итогов года, когда причин уже никто не вспомнит.

Я два с половиной года вёл производство и монтаж на объектах, от замера до сдачи. Если у заказа есть монтаж, факт закрывают после сдачи объекта: бригада, дорога и материалы на объекте появляются уже после отгрузки из цеха, и факт, закрытый по отгрузке, их не увидит.

Одна поправка проверяется на следующем похожем заказе. Если отход на резку снова не попал в расчёт, это уже правило расчёта, которое пора менять.

Где живут план и факт: расчёт к КП и учёт

План и факт для листа живут в разных системах. В упаковке «Производство+» под контрактную обработку план не приходится собирать по переписке: расчёт лежит на портале в карточке просчёта. Технолог записывает в неё суммы по материалу, работе и кооперации и цену, а килограммы и часы для разложения дописывает в лист сам. Если заказчик меняет чертёж или объём, просчёт возвращают технологу на пересчёт, и в карточке остаются новые цифры. Поэтому расчёт, с которым ушло КП, перенесите в лист до запуска.

Фактическую себестоимость портал не считает: это делает учётная система, например 1С, и факт для листа экономист берёт оттуда. Расчёт до договора разобран в статье «Себестоимость и маржа заказа до договора», а как делят работу две системы, рассказывает статья «Битрикс24 и 1С на производстве».

Что сделать завтра

• Выберите один сданный заказ, по которому сохранились расчёт и документы, и перенесите расчёт в лист по образцу выше.
• Попросите экономиста закрыть факт по четырём статьям и поставить «неизвестно» там, где документов нет.
• Найдите самую крупную строку отклонения и запишите одну поправку к следующему КП на похожую деталь.

Частые вопросы

Что такое план-факт анализ заказа?

Сравнение расчёта, по которому назначали цену, с фактическими затратами по каждой статье: материал, работа, кооперация, прочие прямые затраты. По отклонениям видно, на какой статье разошлось и что поменять в следующем КП.

С каким планом сравнивать факт, если заказчик менял чертёж?

С планом после согласованных изменений: к первому расчёту прибавляют изменение затрат и доплату. Иначе оплаченная заказчиком работа попадёт в перерасход.

Кто и когда закрывает факт по заказу?

Экономист или бухгалтер по выдаче со склада, нарядам, актам смежников и счетам, когда пришёл последний документ по заказу. Заказ с монтажом закрывают после сдачи объекта. Причины называют технолог, начальник производства и менеджер, поправку к КП принимает директор.

Остаток после прямых затрат и есть прибыль заказа?

Нет. В нём нет общих расходов цеха и предприятия. Если их распределяют на заказы, это делают отдельной строкой и подписывают способ распределения.

Считает ли Битрикс24 фактическую себестоимость заказа?

В упаковках Нормотеки нет: фактическую себестоимость оставляют учётной системе, например 1С. В упаковке «Производство+» на портале хранится расчёт к КП: материал, работа, кооперация и цена.

Лист «План и факт одного завершённого заказа» с пустой формой, учебным примером и расшифровкой отклонений лежит в Кабинете: открыть лист в Кабинете, вход по рабочей почте.