Учёт материалов на производстве: что ведёт склад и что видит цех в заказе

Почему о нехватке металла узнают в день запуска

Во внедрениях, которые я разбирал, у этой беды одни и те же признаки, и заметить их можно за один разговор со снабженцем.

• Закупка не привязана к заказу. Снабженец покупает по общей потребности и не видит, под какой заказ нужен металл и к какому дню.
• Учёт расходится с полкой. По программе лист есть, а когда заказ запускают, на стеллаже его не оказывается.
• Резерв держится в голове. Что отложено под какой заказ, помнит кладовщик.
• Привезли, а под какой заказ, неясно. На фабрике стекла и зеркал до внедрения так и говорили: материалы заказали, а потом не могли определить, по какому заказу привезли комплектующие, а по какому нет.

Заказ стоит из-за металла, который можно было купить в первый же день, и обещанный заказчику срок уходит.

Два с половиной года я вёл производство и монтаж на объектах, снабжение и склад были на мне вместе с цехом. Для меня здесь главный вопрос один: есть ли материал под этот заказ? Остаток на складе на него не отвечает, потому что лист может лежать на стеллаже и быть уже обещан другому заказу.

Учёт материалов на производстве: что где записывать

Учётная система (1С или другая программа, в которой ведут склад и бухгалтерию) показывает, сколько металла лежит и куда он ушёл. В карточке заказа цех смотрит, хватит ли на этот заказ материала и когда он будет. Кто и когда делает каждую отметку, я бы решил ещё до выбора программы, и в таблице ниже это расписано по строкам.

Первые три строки живут в учётной системе, и повторять их в портале незачем. Строки про заказ нужны цеху каждый день, поэтому они в карточке заказа: мастер и так открывает её ради чертежа. Денег в этих строках нет. Сколько стоит материал в заказе, технолог считает ещё до договора, расчёт показан в статье о себестоимости изделия. Как делят между 1С и Битрикс24 остальные задачи, рассказывает отдельная статья «Битрикс24 и 1С на производстве».

Проверьте у себя. Спросите снабженца, есть ли материал под три заказа, которые запускаются на этой неделе. Если для ответа ему надо идти на склад или звонить поставщику, отметки под заказ у вас нет.

Статус материала в заказе: что значит каждый

Чтобы о нехватке узнавали в первый день, снабженец должен увидеть заказ раньше мастера. В нашей упаковке «Старт» выигранный заказ сам приходит на доску цеха, и первым его забирает снабженец. На этапе «Обеспечение» он получает задачу «Проверить материал» со сроком сутки, а в заказе выбирает статус материала: есть на складе, заказан, ждём поставку или нет. В очередь заказ перейдёт, только когда статус выбран и мастер назначен.

В портале у статусов есть только названия. Что стоит за каждым, договариваются в цехе, и я бы записал это в такую таблицу.

«Есть на складе» ставят, когда металл видели своими глазами, ведь цифра в программе может разойтись с полкой. В одном из разобранных внедрений, даже когда учёт показывает готовое изделие на складе, кладовщику ставят задачу проверить его на полке: «мало ли что, ошибки всегда возможны».

«Заказан» и «ждём поставку» различаются только тем, известна ли дата прихода, и по этой дате начальник производства решает, ставить ли заказ в очередь.

Статус меняет тот, кто узнал новость, и в тот же день. Пришёл металл, и снабженец ставит «есть на складе», а если поставщик перенёс поставку, он пишет новую дату и говорит начальнику производства. В смену идут только заказы с материалом, подробнее об этом в статье про сменное задание.

Пауза держит заказ на виду. Приостановленные заказы стоят отдельным списком по дате возврата, и на утренней планёрке сверху те, у кого дата уже прошла. Отчёт по доске цеха показывает, сколько дней в среднем заказ лежит на «Обеспечении», и разговор со снабжением можно вести по этой цифре.

Срок отгрузки по дате прихода металла «Старт» сам не сдвигает и план не пересчитывает. Если из-за металла срок уходит, менеджер звонит заказчику и предупреждает о переносе.

Можно ли вести склад материалов в Битрикс24

Можно, складской учёт в Битрикс24 есть с тарифа «Базовый». Каждый день склад работает четырьмя документами: приход, перемещение, реализация и списание. Отчёт показывает остаток, резерв и сколько доступно. Один интегратор на вебинаре о производственном портале говорил, что для готовой продукции на нескольких складах штатного склада хватает. А если из нескольких видов сырья получается одно изделие, нужна другая система с обменом, например 1С или МойСклад. Для учёта материалов в заказном цехе у склада Битрикс24 два ограничения.

• Отдельного документа на расход металла в заказ в нём нет. Списание там описано для бракованного, потерянного или непригодного к продаже товара.
• Продажу не закрыть без изделия на складе. Если в продаже указаны товары, при закрытии портал сам списывает их со склада. Изделие, сделанное под заказ, само на склад портала не попадает. Пока его там нет, закрыть продажу не получится.

Поэтому на заказном производстве я бы оставил склад в учётной системе, а в портал вынес статус материала в заказе. Видеть остатки из 1С в портале можно в режиме «склад в 1С» (он доступен с тарифа «Профессиональный»), и документы тогда ведут только в 1С.

Режим склада выбирают сразу: если начать вести склад в Битрикс24 и потом переключиться на 1С, портал удалит все свои складские документы и остатки.

Что сделать завтра

• Договоритесь, кто принимает металл и кто выдаёт его в цех. Разработчики Битрикс24 в своём курсе по складскому учёту ставят этот вопрос раньше любой настройки.
• Сверьте с полкой три позиции, которые чаще всего уходят в заказы. Посчитайте, сколько их по учёту и сколько на стеллаже, и станет видно, можно ли верить цифре в программе.
• Заведите бирку с номером заказа для отложенного металла. Тогда резерв видно прямо на стеллаже, и кладовщику не нужно держать его в голове.

Я бы начал с бирок. Они почти ничего не стоят, и после них на складе не возникает вопрос «чей это лист».

Частые вопросы

Где вести учёт материалов: в 1С или в Битрикс24?

Приход, выдачу в цех, списание и остатки ведут в учётной системе, обычно в 1С. В Битрикс24 в карточке заказа отмечают, есть ли материал под этот заказ, и почему заказ стоит, если материала нет. Так каждая запись живёт в одном месте.

Что такое списание материалов в производство?

Это документ учётной системы, которым материал со склада передают в цех. Остаток на складе уменьшается на выданное количество. Оформлять его лучше в день выдачи; если в документе указан заказ, по таким документам видно, сколько материала ушло на каждый заказ.

Как узнать о нехватке материала до запуска заказа?

Проверять материал сразу, как только заказ пришёл в цех. В упаковке «Старт» снабженцу в этот момент приходит задача проверить материал со сроком сутки, а заказ не встанет в очередь без статуса материала: есть на складе, заказан, ждём поставку или нет.

Можно ли вести склад материалов в Битрикс24?

Складской учёт есть с тарифа «Базовый»: приход, перемещение, реализация и списание. Отдельного документа на расход металла в заказ в нём нет, и изделие из материалов он не собирает, поэтому на заказном производстве склад удобнее оставить в учётной системе, а в портале видеть статус материала в заказе.

Как заказ проходит «Обеспечение» вместе с остальными этапами цеха, от продажи до отгрузки, показано на странице «Старта».