Предоплата на производстве: сколько брать и как договориться

Без аванса цех работает в долг

Если в договоре подряда на изготовление нет условия о предоплате, по закону заказчик платит после окончательной сдачи работы (ГК ст. 711 п. 1). До этого дня металл, кооперация и зарплата уже оплачены, и оплачены из денег цеха. На опалубке деньги приходили только после первой заливки бетона. Акта ждали месяцами.

Единого процента для аванса нет. Его считают от одного вопроса: сколько денег уйдёт из цеха под этот заказ раньше, чем заказчик заплатит.

От чего зависит размер предоплаты

Аванс закрывает деньги, которые цех отдаёт наружу под конкретный заказ и не вернёт, если заказчик откажется, а сколько их будет, зависит от самого заказа и от заказчика.

• Материал под заказ. Лист или круг, раскроенный под чертёж заказчика, в другой заказ не пойдёт. Металл со склада, который уйдёт в соседние заказы, аванс закрывать не обязан.
• Новый заказчик. Истории оплат нет, и проверить его можно только деньгами.
• Длинный цикл и долгие поставки. Комплектующие, которые везут неделями, оплачивают в начале, а изделие уедет к заказчику через месяц или два.
• Доля кооперации. На приборном производстве половину переделов мы брали в кооперации. Чем больше переделов на стороне, тем больше счетов подрядчиков приходится оплатить, пока заказ в работе.

В таблице к ним добавлены постоянный заказчик и должник.

Похожие правила я встречал в чужих внедрениях, которые разбирал. В одном регламенте заказчика из чёрного списка возвращают в работу только после погашения всех долгов и при полной предоплате. В другом производство запускают, когда оплата дошла до заданного уровня, целиком или партиями.

Как посчитать аванс: пример на условных цифрах

Условный заказ: 60 корпусов по чертежу заказчика на 900 000 ₽, цикл шесть недель, остаток заказчик платит через 10 дней после отгрузки.

Аванс в 360 000 ₽ закрывает всё, что не вернуть, если заказчик пропадёт после запуска. Зарплата и часы станков всё равно остаются на вас до оплаты остатка. Если металл лежит на складе и подойдёт другим заказам, нижняя граница падает до 110 000 ₽: остаются кооперация и оснастка.

Работа без аванса тоже стоит денег. Цех держит 360 000 ₽ в чужом заказе 52 дня: шесть недель цикла и десять дней до оплаты остатка. Если деньги стоят условные 20% годовых, это около 10 000 ₽ (360 000 × 0,2 × 52 / 365). Прикидка грубая: будто все траты сделаны в первый день. Каждый день просрочки остатка добавляет к этой сумме.

Что записать в договор, чтобы аванс работал

Четыре условия в договоре и коммерческом предложении берегут деньги и срок цеха. Изготовление вещи по заданию заказчика ГК относит к подряду (ст. 702, 703), поэтому дальше речь о договоре подряда.

• Аванс прописан в договоре. Требовать аванс или задаток подрядчик вправе, только если они указаны в законе или договоре (ст. 711 п. 2). Привычка «у нас всегда половина вперёд» без этой строчки права требовать аванс не даёт.
• Срок считается от аванса. В договоре подряда указывают начальный и конечный сроки, и подрядчик отвечает за их нарушение (ст. 708). Если срок идёт от подписания, а аванс пришёл через две недели, эти две недели цех потерял. При записи «20 рабочих дней с поступления аванса» задержка оплаты сдвигает отгрузку.
• Цена твёрдая. По умолчанию цена по договору подряда твёрдая (ст. 709 п. 4). Требовать её увеличения можно при существенном росте стоимости материалов и услуг третьих лиц, который нельзя было предвидеть. Аванс под металл позволяет купить его по той цене, от которой считали заказ.
• Условия аванса есть уже в КП. Коммерческое предложение (КП) считается офертой, если оно адресовано конкретному заказчику, достаточно определённо, выражает намерение заключить договор и содержит существенные условия (ст. 435 п. 1). Оплата в срок действия КП может считаться его принятием (ст. 438 п. 3), то есть заказчик может принять КП оплатой счёта, не подписывая договора. Сборка такого КП описана отдельно, в статье «Коммерческое предложение на изготовление».

Без чертежей заказ тоже не запускают. Если заказчик не передал чертежи или давальческий материал (материал заказчика) и без них работать нельзя, подрядчик вправе не начинать работу (ст. 719).

Здесь только то, что прямо написано в кодексе. Граница между подрядом и поставкой бывает спорной, поэтому формулировки под ваш договор сверит юрист.

Заказ уходит в цех по факту аванса

В упаковке «Система» заказ попадает в цех по факту аванса и без напоминаний мастеру: между деньгами и цехом нет ни одного звонка. После подписи договора продажа стоит на этапе «Договор и аванс», менеджер выставляет счёт на аванс одной кнопкой из карточки. Бухгалтер отмечает оплату, и заказ сам приходит в цех с чертежом и датой отгрузки. Уходит заказ целиком: запуск партиями по мере оплаты в «Систему» не входит.

Пока аванса нет, цех заказа не видит, и снабженцу не приходит задача проверить материал под него. Счёт на аванс получает те же напоминания, что любой счёт: за три дня до срока оплаты заказчику уходит вежливое письмо, на следующий день после срока у менеджера задача связаться с ним. Если продажа стоит на «Договоре и авансе» дольше нормы, карточка краснеет: в нашей типовой схеме норма 5 дней, для вашего цеха её называете вы.

Запустить без аванса можно, только назовите заранее, кому это разрешено. Срочный заказ или заказ постоянного клиента менеджер переводит в производство сам: цех не начнёт без денег, если вы так решили, и начнёт по вашему слову, если решили иначе.

Если аванс не пришёл

1. Не закупать и не запускать под честное слово. Металл, купленный под заказ без денег, становится вашим вложением в чужой заказ.
2. Позвонить на следующий день после срока. Узнать, дошёл ли счёт до бухгалтерии заказчика и какого числа ждать оплату.
3. Назвать новую дату отгрузки. Если срок по договору считается от аванса, отгрузка сдвигается на столько же дней. Скажите заказчику, что без денег место в очереди цеха за ним не держится.
4. Решить про запуск без денег. Если заказчик просит начать, решает тот, кому вы это заранее разрешили.

Бывает, что заказчик ещё и должен по прошлым счетам. Менеджер видит это до нового заказа: в карточке заказчика все его счета, и просроченный видно сразу, без звонка в бухгалтерию.

В «Системе» через 30 дней просрочки заказчику ставится отметка «стоп-запуск». Пока она стоит, новый заказ не уйдёт в цех даже после оплаты аванса: продажа вернётся на «Договор и аванс», директор и отдел продаж получат сообщение. Если заказ перетащат в производство руками, система вернёт его снова. Снимает отметку директор, а заказ, который уже в цехе, она не останавливает. Напоминания, которые доводят долг до этой отметки, разобраны в статье «Как контролировать дебиторскую задолженность на производстве».

Чего не делать

• Не записывать условия оплаты кто как привык. В технических заданиях на внедрение, которые я разбирал, условия выбирают из короткого списка схем: полная предоплата, аванс и остаток, оплата частями по графику. Запись «как договоримся» бухгалтер не поймёт, и по ней не отобрать заказы с одинаковыми условиями.
• Не считать продажу закрытой после аванса. Пока заказ в цехе, продажа стоит на этапе «В производстве», после отгрузки ждёт остаток на этапе «Отгружено, ждёт оплаты».
• Не снимать стоп-запуск по просьбе менеджера. Отметку снимает директор, и в истории видно, кто и когда это сделал.

Что сделать завтра

1. Возьмите три последних заказа, запущенных без аванса, и посчитайте, сколько денег ушло поставщикам и подрядчикам до оплаты.
2. Откройте шаблон договора и проверьте, от какого события считается срок изготовления.
3. Назовите, кто у вас вправе отправить заказ в цех без аванса.

Частые вопросы

Сколько брать предоплату на производстве?

Единого процента нет. Нижняя граница аванса: деньги, которые уйдут поставщикам и подрядчикам под этот заказ до отгрузки и не вернутся, если заказчик откажется. Это материал под чертёж, кооперация и оснастка. Новому заказчику аванс есть смысл ставить выше.

Можно ли требовать аванс, если его нет в договоре?

Нет. Без условия о предоплате оплата по договору подряда идёт после окончательной сдачи работы, а аванс положен, только если он указан в законе или договоре (ГК ст. 711).

От какой даты считать срок изготовления?

От поступления аванса, в рабочих днях: «20 рабочих дней с поступления аванса». Тогда задержка оплаты сдвигает отгрузку и не съедает срок цеха.

Что делать, если заказчик не оплатил аванс?

Не закупать материал и не запускать заказ, позвонить на следующий день после срока оплаты и назвать новую дату отгрузки. Запустить без аванса может только тот, кому вы это заранее разрешили.

Запускать ли новый заказ, если заказчик должен по прошлому?

Нет, пока долг не закрыт или директор не решил иначе. В «Системе» через 30 дней просрочки заказчику ставится стоп-запуск: его новый заказ не уходит в цех, даже если аванс оплачен.

Как продажа доходит до денег, а заказ уходит в цех по оплате аванса, показано на странице «Системы».