Коммерческое предложение онлайн: из CRM по шаблону

Откуда берутся данные для КП

С шаблоном менеджеру остаётся проверить готовый документ. Чтобы так получилось, заранее договоритесь, откуда брать сведения. Цена из старого письма и срок из разговора с мастером могут попасть на красивый бланк, но надёжнее предложение от этого не станет.

Я бы взял один повторяющийся заказ и прошёл с коллегами таблицу ниже. Она поможет договориться, кто подтверждает сведения перед выпуском КП; порядок можно изменить под своё предприятие. Состав самого предложения показан в образце КП на изготовление.

Проверьте, что деталь и количество в КП совпадают с теми, для которых считали цену. Если технолог считал 80 втулок, приписка «теперь нужно 120» требует проверки расчёта. То же относится к замене материала или редакции чертежа. До подтверждения новых условий документ заказчику не отправляют.

Что именно считает система

В Битрикс24 можно ввести сумму вручную или получать её из позиций: количества, цены и скидки. Во втором случае изменение состава пересчитает итог. В ручном режиме товары на сумму сделки не влияют. Режим нужно проверить, иначе количество уже будет новым, а общая сумма останется прежней. Это описано в справке о расчёте суммы.

Умножение количества на цену помогает собрать предложение. Чтобы назначить саму цену детали, нужны исходные данные и принятый на предприятии способ расчёта. Для сборки КП возьмите уже согласованную цену; чтение чертежа, выбор операций и норм времени шаблон документа не выполняет.

Если расчёт ведут в таблице или учётной системе, укажите в карточке, какой расчёт стал основанием предложения. Сначала можно переносить числа вручную и сверять их с расчётом. Обмен между программами оценивают отдельно, когда понятно, какие данные и в какую сторону должны передаваться. Проверка цены до обещания заказчику разобрана в статье «Маржа до договора».

Как собрать коммерческое предложение онлайн по шаблону

В Битрикс24 есть готовые шаблоны КП. Документы CRM доступны не на всех тарифах, поэтому перед работой проверьте свой тариф. Можно подготовить и собственный бланк на основе документа предприятия. Шаблон берёт наименование, количество и другие сведения из карточки и ставит их в нужные места документа. Например, срок изготовления попадёт в текст, если для него заранее предусмотрена подстановка. Одной записи срока где-то в переписке недостаточно. Основа описана в справке о шаблонах, собственные данные в документе разобраны отдельно.

1. Откройте карточку с подтверждённой ценой и условиями.
2. Нажмите «Документ» и выберите шаблон КП.
3. Просмотрите результат: нужный заказчик, актуальное количество, цена и срок. Проверьте переносы таблицы на следующую страницу.
4. Откройте итоговый PDF и сравните его с согласованными данными перед отправкой.

Готовый документ можно скачать в PDF или DOCX. Если понадобится прежнее КП, откройте список документов в карточке. Формирование и отправка описаны в официальной инструкции. Попросите менеджера проверить бланк под своей учётной записью. Доступ к шаблону назначается отдельно: если документ открыл администратор, это ещё не значит, что его сможет выпустить сотрудник.

Если партия стала больше: проверяем новый вариант

Учебный пример, все обозначения, цены и сроки условные. На втулку ВТ-17 по чертежу редакции 2 подготовили КП-041. После его отправки заказчик увеличил количество. В новом расчёте согласовали другую цену за штуку и более долгий срок изготовления.

В обоих вариантах примера срок начинается после предоплаты и получения согласованного чертежа. Изменение цены за штуку здесь задано условием примера: система не выводит цену 710 ₽ из увеличения партии.

Менеджер получает подтверждение нового расчёта, меняет количество и цену, сверяет итог 120 × 710 = 85 200 ₽. Затем проверяет срок и сумму предоплаты. По новым данным формирует КП-042 и открывает именно этот файл перед отправкой. Новый номер в примере помогает отличить документы; правило нумерации предприятие выбирает заранее.

Сохраните отправленный КП-041 вместе с первоначальным письмом. В новом письме прямо напишите, что КП-042 заменяет предложение на 80 штук. После ответа заказчика отметьте, какой документ и какие условия он согласовал. Я бы проверял эту связку при каждой передаче заказа в работу: сотруднику должно быть ясно, откуда взялись 120 штук и какой вариант принят.

Как отправить КП и проверить, что ушло

Из Битрикс24 КП отправляют заказчику по почте в PDF. Для этого нужны подключённый ящик и адрес заказчика. Переписка из карточки сохраняется в истории. Чтобы ответы заказчика попадали в карточку, должна быть включена связь почты с CRM; условия описаны в инструкции по почте.

Перед нажатием «Отправить» проверьте адрес, тему и вложение. В нашем примере тема может звучать так: «КП-042 на 120 втулок ВТ-17». В тексте достаточно назвать изменение и предложить согласовать новый вариант. Так получатель сразу отличит его от прежнего письма на 80 штук.

После отправки откройте письмо в истории и проверьте вложенный файл. Документ в карточке может быть готов, хотя письмо ещё не отправлено. Само наличие КП не подтверждает отправку, получение или согласие заказчика. Письмо также может уйти с задержкой, поэтому не обещайте доставку в момент нажатия кнопки.

Если заказчик общается в чате, проверьте доступный канал заранее. Из окна документа можно отправить КП в подключённый чат с заказчиком, если он уже писал вам в этот чат. Начать новый диалог этим способом нельзя.

После отправки нужен следующий контакт

КП-042 ушло, но работа менеджера продолжается. Запишите, с кем нужно связаться, что выяснить и когда. В Битрикс24 для этого есть дело: запланированное действие со сроком и напоминанием. Возможность описана в справке о делах.

Для нашего учебного заказа запись может быть такой: «19 октября в 10:00 уточнить у закупщика, согласованы ли 120 штук по КП-042 и дата предоплаты». Срок контакта привяжите к договорённости с заказчиком. Если ответа нет, менеджер фиксирует результат попытки и назначает следующее действие.

Я бы проверил так: откройте отправленное предложение и попробуйте назвать следующее действие без звонка менеджеру. Должно быть понятно, кто продолжает разговор и к какому сроку. Когда условия согласованы, те же количество, чертёж и срок нужно передать дальше. Эта передача разобрана в статье «Как заказ из продаж попадает в цех».

Что сделать завтра

1. Возьмите одно отправленное КП и найдите расчёт, на котором стоит его цена.
2. Сверьте количество, редакцию чертежа и условия в расчёте, карточке и отправленном файле.
3. На учебной копии измените количество и получите новый документ. Проверьте итог и срок до отправки.
4. Для действующего предложения запишите ближайший контакт и ответственного.

Частые вопросы

Можно ли рассчитать изготовление по чертежу одной кнопкой?

Шаблон документа этого не делает. Он подставляет готовые сведения. Расчёт изготовления и подтверждение цены выполняют до формирования КП; итог по введённым позициям можно пересчитывать автоматически.

Что проверить, если после изменения количества итог остался прежним?

Проверьте режим расчёта суммы. В ручном режиме позиции на неё не влияют. Затем сверьте согласованную цену за штуку и сформируйте документ по актуальным данным.

Можно ли использовать свой бланк КП?

Да, если на вашем тарифе доступны документы CRM. В Битрикс24 можно подготовить собственный шаблон из документа предприятия. Для нужных сведений заранее предусматривают подстановки, затем проверяют готовый документ под учётной записью менеджера.

Входит ли автоматическая отправка в «Старт»?

В «Старт» входит один шаблон КП на бланке предприятия с созданием документа из карточки. Менеджер проверяет результат и отправляет его вручную. Автоматическую отправку и производственный расчёт согласуют отдельно.

Если цена готова, а время уходит на сборку бланка и поиск отправленной версии, начните с одного шаблона и порядка работы с ним. Как работать с КП вместе с обращениями и заказами, показано на странице «Старта».