Как составить коммерческое предложение на производстве: порядок и чек-лист

Где теряется время между запросом и КП

Дни между запросом и КП уходят на ожидание. Запрос ждёт исходных от заказчика, потом расчёта от технолога и проверки перед отправкой, а после отправки ещё и звонка, который никто не назначил.

Во внедрениях, которые я разбирал, у контрактной обработки расчёт обычно висит на владельце или единственном технологе между двумя другими делами. КП собирают руками в Excel и Word, переписывая цены, а номер придумывают на ходу.

Запрос может потеряться и раньше, на входе. На одном из производств, где я работал, было пять сайтов, у каждого своя почта; менеджер ушёл, а в его ящик больше никто не заходит.

Порядок ниже убирает эти паузы: у каждого шага есть хозяин и результат, по которому видно, что шаг сделан.

Как составить коммерческое предложение: семь шагов от запроса до звонка

Пропущенный шаг выдаёт себя признаком из последней колонки. В небольшом цехе менеджером и технологом бывает один человек, но шаги и тогда идут в этом порядке.

Считает цену технолог, отвечает за неё перед заказчиком менеджер, и в КП стоит цена из расчёта. Если цифры разошлись, прав расчёт: его делали по чертежу. Статья об отделе продаж на производстве разбирает, как поделить работу между ними.

Если заказчик прислал новый чертёж или поменял количество, путь начинается снова со второго шага. Технолог пересчитывает, уходит новое КП с новым номером, а по старому, которое остаётся в истории продажи, видно, что изменилось в цене.

Что в этом порядке делает директор

У директора здесь две задачи, обе без ручной работы над каждым КП.

• Задаёт правила один раз. Бланк КП, срок действия по умолчанию, условия оплаты и порог скидки, выше которого нужна виза руководителя. Тогда менеджер не ходит за разрешением с каждым предложением.
• Раз в неделю смотрит зависшее. Какие КП отправлены и молчат, по каким продажам не назначен следующий звонок, какие запросы технолог не стал считать и почему.

Проверьте у себя. Спросите технолога, сколько запросов сейчас ждут у него расчёта и с какого числа. Если без поиска в почте он не может назвать даты, у расчёта нет срока.

Когда КП становится офертой и сколько оно держит

Персональное КП с позициями, ценой и сроком может оказаться офертой, то есть предложением заключить договор. По Гражданскому кодексу (ГК РФ) оферта адресована одному или нескольким конкретным лицам, достаточно определённа и показывает намерение заключить договор с тем, кто её примет. В ней должны быть существенные условия договора (ст. 435 п. 1). Для такого КП работают четыре правила.

• Связывает с момента получения. Как только заказчик получил оферту, цех связан своим предложением (ст. 435 п. 2).
• Держит весь срок действия. Полученную оферту нельзя отозвать в течение срока для акцепта (ответа о принятии), если иное не оговорено в самой оферте либо не вытекает из существа предложения или обстановки (ст. 436). Срок действия КП и означает этот срок, поэтому его пишут датой, а оговорку об отзыве, если она нужна, вносят в само КП.
• Оплата тоже ответ. Если заказчик в срок для акцепта начал исполнять условия, например оплатил счёт, это акцепт, если иное не предусмотрено (ст. 438 п. 3). Поэтому в КП не должно быть цифр, за которые цех не готов отвечать.
• Согласие без оговорок. Акцепт должен быть полным и безоговорочным, а молчание акцептом не считается, если иное не следует из закона, соглашения, обычая или прежних отношений сторон (ст. 438 п. 1 и 2).

Если договор на изготовление оформляют как подряд (ст. 703), два его условия стоит закрыть уже в КП. Без условия о предоплате оплата идёт после окончательной сдачи работы, а аванс бывает, только когда он указан в законе или договоре (ст. 711). Цена работы бывает приблизительной или твёрдой, по умолчанию твёрдой (ст. 709 п. 4). Поэтому оценку без чертежа помечают как ориентировочную, уточняемую по чертежу. Это общие нормы, договор с конкретным заказчиком показывайте юристу.

Чек-лист перед отправкой КП

На заводе мы делали по чертежам и допускам заказчика, проходили его аудит. Знаю, чем кончается отклонение, поэтому чек-лист начинается с чертежа. Остальные строки ловят то, что потом всплывает в договоре, в счёте или в цехе.

Во внедрениях, которые я разбирал, встречается и двойная сверка спецификации. Первый раз её проверяют, когда называют цену, второй раз после оплаты, перед передачей в производство, чтобы поймать то, что успело поменяться между КП и оплатой.

Как этот порядок устроен в «Старте»

В упаковке «Старт» с приёмом заявок из всех каналов продажа идёт по этапам на общей доске, и большая часть шагов из таблицы видна на ней без расспросов.

• Запрос. Если заявка 2 часа ждёт ответа, менеджеру приходит напоминание, а через 4 часа сообщение получает руководитель.
• Исходные. Продажу не передвинуть дальше, пока не записано, что делаем, сколько и к какой дате отгрузка. Чертёж заказчика и КП лежат в папке продажи.
• Подготовка. Если продажа два дня стоит на подготовке предложения, напоминание получают менеджер и руководитель продаж.
• КП. Менеджер нажимает «Документ» в карточке продажи, и КП собирается на бланке предприятия с реквизитами заказчика, суммой, сроком, печатью и подписью. Номер ставится по вашему правилу, так что два КП на один запрос не спутать. Письмом заказчик получает КП в PDF, а сам документ остаётся в истории продажи.
• Следующий контакт. Через три дня после отправки у менеджера стоит задача уточнить решение по КП. Ответил заказчик письмом, и продажа сама переходит на этап «Согласование». Продажи, по которым ничего не запланировано, собираются в отдельный список; на еженедельном разборе смотрят, какая их доля у каждого менеджера.

Цену портал не считает: методика расчёта остаётся у технолога, в Excel или в его голове. В «Производство+» для контрактной обработки у расчётов своя очередь со сроком, а отказ записывают с причиной. На седьмой день после отправки менеджеру снова ставится задача связаться с заказчиком, на четырнадцатый сообщение получает руководитель. Если КП ушло из карточки продажи, видно и то, что заказчик его открыл. В статье о коммерческом предложении на изготовление показано, как это работает, там же образец КП по чертежу и разбор его блоков.

Что сделать завтра

• Восстановите путь последнего КП по датам: когда пришёл запрос, когда чертёж попал к технологу, когда появилась цена, когда КП ушло. С самого длинного промежутка и начинайте.
• Выпишите семь шагов на одну страницу и поставьте напротив каждого фамилию и срок. Обсудите страницу на планёрке с менеджером и технологом.
• Пусть следующее КП проверят вдвоём менеджер и технолог по чек-листу. По строкам, на которых они споткнулись, договоритесь о правилах по умолчанию.

Частые вопросы

Как оформить коммерческое предложение?

На бланке предприятия с номером и датой, адресатом, таблицей позиций по чертежам, итогом с НДС или без, сроком изготовления от аванса или спецификации, условиями оплаты и датой, до которой держится цена. Внизу подпись менеджера и имя технолога, который проверил расчёт.

Кто составляет КП на производстве: менеджер или технолог?

Оба, по очереди. Технолог считает цену и срок изготовления по чертежу, менеджер собирает документ, отправляет его и отвечает перед заказчиком за цену, которая в КП равна цене технолога.

Считается ли коммерческое предложение офертой?

Может считаться, если оно адресовано конкретной компании, достаточно определённо, показывает намерение заключить договор и содержит его существенные условия (ст. 435 ГК РФ). Тогда в течение срока действия его нельзя отозвать, если иное не оговорено в самом КП и не вытекает из существа предложения или обстановки (ст. 436). Прайс, разосланный всем, считается приглашением делать оферты, если в нём прямо не сказано иное (ст. 437).

Сколько времени отводить на КП?

В «Старте» на уточнение задачи отводится день, на подготовку предложения два дня. Если продажа стоит на подготовке дольше, напоминание получают менеджер и руководитель продаж. Сроки подгоняют под свой цех, важно, чтобы они были записаны.

Что делать, если заказчик молчит после КП?

По общему правилу молчание акцептом не считается (ст. 438 ГК РФ), поэтому следующий звонок назначают до отправки. Повод для него дают срок действия цены или освободившийся участок. В «Старте» через три дня после отправки менеджер получает задачу уточнить решение по КП.

Как КП собирается из карточки продажи и кто получает напоминания, пока заказчик думает, показано на странице «Старта».