CRM для обработки заказов на производстве: что она должна уметь

Что проверять в CRM для обработки заказов

Возьмите вопрос, с которым вы вмешиваетесь в работу: «Почему заказ не запущен?», «Кому передали расчёт?», «Что мешает получить оплату?». Договоритесь, где вы смотрите ответ и кто поддерживает эти сведения в порядке.

Я проходил внедрение со стороны заказчика: ставил задачу, принимал работу и остался работать в том, что получилось. Я бы начал список требований с того, что сотрудник делает с заказом. Менеджер получил запрос, технологу не хватает количества, мастер ждёт материал. Что каждый из них делает и кто принимает работу дальше?

На каждой передаче проверьте, кто отвечает, что уже сделано, к какому сроку нужен следующий шаг и кто узнает о задержке. Слово «в работе» без этих ответов оставляет вам прежнюю задачу: выяснять состояние заказа у людей.

Что подготовить для пробного прохода

Возьмите несколько реальных заказов с одним типичным путём: недавний завершённый и текущие с затруднениями. Пригодятся исходный запрос, согласованные условия, чертёж, документы сдачи и сведения об оплате. По ним вы сможете сверить показанное с тем, что происходило на самом деле.

Дальше приведён учебный пример: заказ №241 на 40 кронштейнов по чертежу заказчика. Номер и количество выдуманы. Цену считает технолог вне карточки, затем её согласуют и готовят коммерческое предложение (КП). Заказ нужно изготовить, сдать и получить остаток оплаты. На этих условиях проверьте работу людей в программе. Готовую настройку нужно согласовать отдельно.

Лист приёмки: действие, результат, подтверждение

Пройдите таблицу с теми, кто будет принимать обращения, готовить заказ к запуску, вести сдачу и отмечать оплату. Рядом с каждой строкой запишите фактический результат: выполнено, нужна правка или исключено из первого запуска. Сохраните ссылку на подтверждение, чтобы при повторной проверке не восстанавливать результат по памяти.

Чтобы проверить задержку, дождитесь указанного срока. Показ будущего уведомления в настройках не подтверждает его получение. Заранее договоритесь, когда пройдёте эту строку и кто запишет результат.

Для меня проба завершена, когда сотрудник следующего отдела может продолжить работу с полученными сведениями. Если мастер открыл заказ, но чертёж пришлось искать в переписке менеджера, передача требует исправления. Подробнее о ней написано в статье «Как заказ из продаж попадает в цех».

Поменяйте заказ после согласования

В учебном заказе замените 40 кронштейнов на 60 и приложите исправленный чертёж. Попросите менеджера и мастера показать, с каким количеством и файлом они продолжат работу. Затем проверьте, кто решает вопрос о цене и дате после изменения.

Найдите согласованное изменение. Проверьте, кто разбирает его последствия и к какому сроку должен принять решение. До согласования новой даты прежнее обещание заказчику должно оставаться видимым. Простая замена числа в карточке не объясняет, успевает ли цех изготовить увеличенную партию.

Если чертежами управляют в отдельной инженерной системе, она и остаётся местом хранения утверждённой версии. В заказе нужна понятная ссылка на неё и правило передачи изменения в работу. По одному приложенному файлу ещё не видно, какая версия утверждена и кто принял её в работу.

Что можно открыть и проверить в Битрикс24

Менеджер может открыть продажу конкретному заказчику и увидеть товары, сумму, этапы и историю общения. В Битрикс24 эти сведения хранятся в карточке сделки. Найти её можно на доске или в списке; работа со сделками описана в официальной справке о сделках.

Из карточки можно запланировать дело со сроком, оставить комментарий, приложить файл и поставить связанную задачу. Изменения состояния задачи, срока и исполнителя видны в истории, как описано в справке об истории событий в карточке.

Теперь согласуйте, как ваши люди будут работать с этими сведениями. Кто принимает неполный запрос, кто согласует цену и откуда поступает подтверждение оплаты, определяют до настройки. Приведённая таблица помогает проверить результат на людях и документах. Порядок самого проекта разобран в статье о внедрении Битрикс24 на производстве.

Где остаётся главный учёт производства

По заказу в портале Нормотеки руководитель должен видеть, кто отвечает и какой срок обещан. Там же видны задержки, сдача и деньги к получению. Состав изделия, потребность в материалах, технологические нормы, план загрузки станков, выработка и фактическая себестоимость остаются в профильной системе предприятия.

Если нужное состояние уже ведут там, согласуйте, как его получает сотрудник, отвечающий заказчику. Для проверки обмена покажите исходную запись, обновление сведений в заказе и действие при задержке обновления. Сам обмен требует отдельной договорённости о составе работ.

Записанная дата отгрузки ещё не подтверждает, что цех успеет изготовить партию. Отметка «ждём материал» тоже не рассчитывает новый срок. Принимать такие результаты нужно отдельно, если они входят в задачу. О распределении задач между программами можно прочитать в разделе «Системы».

Что согласовать с исполнителем до начала работ

Укажите для каждой строки приёмки, входит ли она в первый запуск, где берутся сведения и кто принимает результат. Например, оплата может подтверждаться бухгалтером вручную. Автоматическое получение оплаты из банка должно быть отдельно названо в составе работ.

Когда требования записаны, сравните их с составом выбранного пакета. В Нормотеке «Старт» даёт приём обращений в выбранном варианте, карточку заказа с этапами, права и отчёты. «Система» добавляет счета и работу с долгами, сроки на этапах и журнал брака. Приёмка и подписи нужны, если основанием для оплаты служит подписанный акт; состав этого блока согласуют под ваш порядок сдачи. Для подробной очереди технологических расчётов и пересчёта производственного плана нужно отдельно согласовать состав работ.

Отдельно назначьте, кто проверяет правильность сведений после запуска. Если заказ задержан, сотрудник должен записать причину, назначить действие и затем проверить выполнение.

Что сделать завтра

1. Выберите типичный путь и поднимите заказы, на которых видны его затруднения.
2. По таблице найдите передачи без подтверждённого результата или следующего действия.
3. Выберите первый участок изменений и согласуйте способ проверки с его участниками.

Частые вопросы

Что CRM должна показывать руководителю производства?

У кого заказ сейчас, что мешает продолжить работу, какое действие требуется и к какому сроку. Для принятого в работу заказа нужно также видеть обещанную заказчику дату и задержки.

Достаточно ли карточки со статусом «В работе»?

Для проверки нужны ещё ответственный, следующее действие со сроком и способ заметить задержку. По одной надписи нельзя понять, что именно происходит с заказом.

Должна ли CRM сама считать цену изготовления?

Автоматический расчёт цены требует отдельной задачи и проверенной методики. Для приёмки обработки заказа проверьте, где находится основание цены, кто её согласовал и какое предложение отправлено заказчику.

Входит ли вся таблица приёмки в пакет «Система»?

Таблица описывает требования, которые нужно согласовать под вашу работу. Состав пакета проверяют отдельно; обмен с учётной системой, автоматическое получение оплат из банка и пересчёт производственного плана нельзя считать включёнными по этой таблице.

Если заказ виден до отгрузки, но затем теряются подписи и остаток оплаты, посмотрите состав «Системы». На странице показано, как связываем движение заказа со сдачей и ожидаемой оплатой.