Запрос коммерческого предложения: образец письма

Для чего нужен запрос КП поставщику

Запрос коммерческого предложения, или запрос КП, нужен, когда предприятие собирает условия покупки или передачи работ в кооперацию. Его задача практическая: дать исполнителю достаточно данных для расчёта и получить ответ, по которому можно принять решение.

Фраза «пришлите цену на обработку» перекладывает сбор исходных на поставщика. Пока один спрашивает про материал, второй уже считает по своему предположению. Покупателю потом приходится выяснять, почему предложения различаются.

Для рабочего сравнения разошлите одинаковую редакцию запроса. Если после вопроса одного участника выяснилось существенное уточнение, передайте его остальным, которым собираетесь сопоставлять цены. Это предложенный порядок подготовки закупки, а не описание обязательной процедуры для всех предприятий.

Отдельно решите, какой ответ нужен сейчас. Для предварительного бюджета допускается ориентировочная оценка с обозначенными допущениями. Для согласования заказа потребуется уточнить документы и условия. Не ставьте эти ответы в один ряд без отметки об их готовности.

Какие данные приложить к письму

Начните с изделия и количества. Номер чертежа вместе с редакцией связывает цену с требованиями. Сам файл назовите так, чтобы получатель мог отличить новую версию от прошлой. Если закупаете материал, оснастку или готовое оборудование, замените чертёж соответствующим описанием и перечнем требований.

Не назначайте технологию за подрядчика, если задача состоит в получении готового изделия. Укажите требования к результату и известные ограничения. Когда определённый способ обработки обязателен по вашей документации, приложите это требование явно.

Документы передавайте с учётом принятых на предприятии правил конфиденциальности. Для первого обращения иногда достаточно описания задачи, а полный комплект передают после согласования доступа. Нельзя требовать точную цену по данным, которые исполнитель ещё не получил.

Образец письма с запросом коммерческого предложения

Ниже учебная заготовка для обычного обращения к подрядчику. Даты, обозначение и количество условные. Это не форма закупки по специальному регламенту.

Перед отправкой замените все условные данные и проверьте сам комплект вложений. Список файлов в письме должен совпадать с тем, что получатель действительно сможет открыть. В реальном запросе укажите имя ответственного, его телефон или рабочую почту.

Как собрать сопоставимые ответы

Заведите одну строку на предложение. Сначала проверьте соответствие задаче, затем сравнивайте стоимость. Отказ от покрытия или другая марка материала могут объяснить низкую цену, но не делают предложение подходящим автоматически.

Условный пример: исполнитель А указал 180 000 ₽ с материалом, упаковкой и без доставки. Исполнитель Б указал 145 000 ₽ за обработку давальческой заготовки. Для сравнения понадобятся стоимость вашей заготовки и транспортные расходы. Пока этих данных нет, итоговую разницу закупки считать рано.

Сведите в таблицу состав, сумму и налоговую базу, условия платежей, событие начала срока, место передачи и исключения. Для неизвестного условия оставьте пометку «уточнить». Нулевое значение означает подтверждённый ноль; отсутствие ответа означает нехватку данных.

Если поставщик предложил замену, вынесите её отдельным вариантом. Не исправляйте исходные требования задним числом, чтобы предложение формально совпало с запросом. Техническое решение и пересчёт должны быть видны тем, кто принимает закупку.

Что делать после отправки запроса

Запишите дату отправки, адресата и срок ожидаемого ответа. Рядом оставьте следующее действие: проверить получение, ответить на уточнение или запросить недостающие условия. Общий список нужен снабженцу, чтобы не восстанавливать состояние закупки по отдельным письмам.

Со стороны цеха, которому пришёл такой запрос, первая проверка обратная: хватает ли данных для расчёта и кто отвечает заказчику. Сам ответ поставщика описан в образце КП на изготовление. Порядок подготовки предложения разобран в статье «Как составить КП».

Для снабжения важно довести выбранные условия до заказа и производства. Если материал ждут к определённой операции, согласуйте дату его получения с тем, кто ведёт производственную очередь. Срок ответа на письмо и срок поставки должны оставаться разными записями.

Что сделать завтра

1. Возьмите одну текущую закупку и соберите единый комплект требований с обозначением редакций.
2. Дополните запрос недостающими условиями ответа и назначьте ответственного за уточнения.
3. Сведите полученные предложения по одинаковому составу, отметив все неизвестные условия.

При работе по обязательной закупочной процедуре используйте её документацию и правила. Этот образец помогает описать техническую задачу в переписке и не подменяет установленную на вашем предприятии процедуру выбора поставщика.

Частые вопросы

Как написать запрос коммерческого предложения?

Укажите, что и в каком количестве закупаете, приложите обозначенную документацию и попросите назвать цену, НДС, оплату, срок изготовления, доставку и исключения. Отдельно поставьте дату ответа.

Нужно ли прикладывать чертёж?

Для точного расчёта изготовления по чертежу передайте актуальную документацию по правилам доступа вашего предприятия. При неполных данных просите предварительную оценку с допущениями.

Чем срок ответа отличается от срока изготовления?

Срок ответа задаёт дату получения предложения. Срок изготовления описывает выполнение работы и должен иметь понятное событие начала отсчёта.

Как сравнивать несколько КП?

Сначала проверьте соответствие одному комплекту требований. Затем сопоставьте состав работ, итог покупки на одинаковой налоговой базе, оплату, сроки и исключения.