Программа для учёта заказов на производстве: таблица, 1С или доска

Какая программа для учёта заказов нужна под вашу задачу

Словом «учёт» называют разную работу. Одному руководителю нужен список принятых заказов, другой выясняет, почему партия заготовок не дошла до участка, или рассчитывает, хватит ли материалов на весь план. Сначала запишите вопрос, на который хотите получать ответ.

Я бы выбирал способ работы по самому трудному вопросу. Если деньги и склад уже ведутся в действующей системе, начинать всё заново ради красивой доски незачем; проверьте, каких сведений действительно не хватает людям.

Сравнение классов программ приведено на странице «Системы для производства». Прежде чем выбирать новый инструмент, проверьте, как люди пользуются вашим общим списком.

Когда таблицы достаточно

Проверьте общий список на текущем заказе. Найдите количество, срок отгрузки и ответственного. Попросите коллегу объяснить следующее действие по этой записи. Если ответ совпадает с тем, что происходит в работе, таблица выполняет свою задачу.

Я бы договорился с коллегами, как вести общий список. Каждый заказ получает свой номер, новые сведения вносят в одну общую запись. Изменение даты сопровождают пояснением: кто согласовал перенос и что теперь обещано заказчику. Личные копии используют только с пониманием, на какой момент они актуальны.

Отдельно укажите, когда сведения обновляют. Например, мастер отмечает начало работы после приёмки задания и готовность после передачи на следующий участок. Если запись меняют только перед планёркой, для ответа заказчику посреди дня её придётся перепроверять.

Я бы проверил таблицу там, где для ответа приходится постоянно обращаться к людям. Если один человек вручную собирает чужие сообщения, посмотрите, сколько уточнений нужно, чтобы передать обычный заказ. Само по себе число строк не повод покупать программу.

Когда нужна общая доска заказов

Общую доску имеет смысл рассмотреть, когда заказ меняет ответственных: каждому должно быть понятно, какую работу он принимает и что делает дальше. Руководитель по записи должен видеть причину задержки и понимать, кому поручить следующий шаг. Для этого заказ показывают карточкой, а его этапы размещают в колонках.

В Битрикс24 доска с колонками и карточками называется канбаном. Карточку можно перемещать по этапам и планировать по ней дела. Это базовые возможности доски, описанные в справке Битрикс24. Правила передачи заказа и состав нужных сведений для предприятия всё равно придётся согласовать.

Различайте состояние и действие. «Ждём материал» объясняет положение заказа. «Снабженец уточняет подтверждённую дату поставки сегодня до 15:00» даёт работу конкретному человеку. Если записано только состояние, утром руководитель снова решает, кого спросить.

Для партии из нескольких изделий сначала решите, что именно движется по доске. Когда часть изделий уже готова, одной отметки по всему заказу недостаточно. В примере из курса Битрикс24 общий заказ и изделия ведутся отдельно. Так видно готовность каждого изделия; возможность вести их отдельно нужно проверить при выборе настройки.

Подробный порядок передачи разобран в статье «Как заказ из продаж попадает в цех». Начать стоит с самой передачи: какие сведения принимает мастер и чем подтверждает, что задание ему понятно.

Что проверить, если у вас уже есть 1С

Название «1С» само по себе не отвечает, нужно ли покупать ещё одну программу. Запишите точное название используемого решения, его редакцию и доработки, чтобы обсуждать ту программу, в которой работают ваши люди. Затем вместе с теми, кто в нём работает, откройте текущий заказ и проверьте нужные вам действия.

• Состояние. Где видно, что сейчас происходит с заказом, и когда обновляли эту запись?
• Доступ. Может ли мастер или менеджер получить ответ на своём рабочем месте?
• Передача. Где принимают задание и отмечают следующий шаг?
• Изменение. Кто фиксирует новый срок или согласованный чертёж и кто должен узнать об этом?

Если ответ уже есть в используемой программе, разумно сначала наладить работу с этой записью. Если данных не хватает, запишите, на каком шаге приходится искать ответ у людей. Например: заказ принят, но некому подтвердить готовность к запуску. Такой вопрос можно обсуждать с исполнителем без требования «сделайте нам ещё одну систему».

Чтобы сравнить отдельные решения 1С, нужны точное название продукта и проверка вашего порядка работы. О том, как разделить сведения между программами, есть отдельная статья «Битрикс24 и 1С на производстве: что где вести».

Один условный заказ: что должно быть в записи

Возьмём учебный пример: заказ №1845 на 40 кронштейнов, отгрузка 22 октября. Все данные выдуманы. По списку ниже можно проверить свою таблицу или доску и договориться с командой, что записывать. Возможности выбранной программы нужно сверить отдельно.

Допустим, поставщик подтвердил поступление позже ожидаемого. Обновите причину ожидания и дату следующей проверки. Отдельно оцените, сохраняется ли обещанная отгрузка. Перенос поставки сам по себе не означает согласия заказчика на перенос срока.

Теперь другое изменение: заказчик прислал новый чертёж. До продолжения работы нужно определить, какая редакция согласована и кто получил изменение. Ссылка в записи помогает найти файл; порядок согласования и учёт редакций документации требуют отдельного решения.

Где заканчивается доска заказов

Сначала добейтесь понятного ответа: что происходит, кто отвечает, когда следующий шаг. Дальше проверяйте дополнительные задачи отдельно. «На фрезерном участке» ещё не показывает, на какой станок и в какой час встанет партия. Запись «материал ждём» не рассчитывает потребность по всем заказам.

В решениях Нормотеки подробное планирование оборудования, нормы, учёт выработки и фактическая себестоимость остаются за пределами доски пути заказа. Если такие данные уже ведутся в производственной или учётной системе, продолжайте вести их там. Отдельно решите, какие сведения нужны людям в другой программе и как их туда передавать.

Чтобы собрать обращения и видеть, что происходит с заказом, мы предлагаем «Старт». В нём есть карточка с этапами от договора до отгрузки, ответственным, файлами и историей. Работа с долгами, приёмка и журнал брака относятся к следующему пакету. Состав «Старта» смотрите на его странице; учебный перечень выше нужен для обсуждения вашей задачи.

Что сделать завтра

Я бы начал с текущего заказа, по которому пришлось недавно уточнять состояние.

1. Откройте его запись и заполните недостающие сведения по примеру выше.
2. Попросите коллегу определить следующее действие без помощи автора записи.
3. Назначьте, кто и после какого события обновляет состояние заказа.
4. Запишите, чего ещё не хватает: общего списка, понятного порядка передачи заказа или производственного расчёта.

Если сначала нужно собрать обращения и видеть состояние заказов, посмотрите схему работы «Старта» и сопоставьте её со своей задачей.

Частые вопросы

Можно ли вести учёт заказов в таблице?

Да, если есть одна общая запись по заказу, люди вовремя её обновляют и коллега может продолжить работу без её автора. Проверьте это на текущем заказе.

Когда переходить с таблицы на доску?

Когда заказ передают между сотрудниками и нужен общий порядок действий: кто принял работу, что делает дальше и к какому сроку. Сначала согласуйте этот порядок и проверьте его на одном заказе.

Нужна ли другая программа, если уже есть 1С?

Проверьте своё решение на текущем заказе. Если нужные сведения и действия уже доступны сотрудникам, начните с порядка их использования. Название установленной программы само по себе не определяет необходимость новой.

Доска заказов заменит производственное планирование?

Доска показывает состояние и действия по заказу. Потребность в материалах, подробное расписание оборудования и фактическую себестоимость проверяют как отдельные задачи в учётной и производственной системе.