Статья · Управление производством
Управление производством: что директор видит каждый день, неделю и месяц
Звонишь мастеру узнать про заказ, а он: «щас уточню». И пропал на два часа. Управление производством для директора держится на двух вещах: ответ на свой вопрос он открывает сам, без звонков, и у каждого ответа есть хозяин, который следит, чтобы тот был верным.
Где директор теряет управление производством
Два с половиной года я вёл производство и монтаж на объектах, от замера до сдачи. Потерю управления я замечаю по тому, что ответ на вопрос о заказе приходится добывать звонками и обходом цеха, а начаться она может в одном из шести мест.
- Заказ передают голосом. Менеджер уверен, что передал заказ, а цех его всё ещё ждёт. Как закрыть эту передачу, разобрано в статье «Как заказ из продаж попадает в цех».
- Статус узнают ногами. Заказчик звонит спросить, где его заказ, и кто-то идёт в цех к мастеру.
- Срок отгрузки помнит один человек. Про просрочку узнают в день отгрузки, когда сдвинуть уже нечего.
- Деньги за отгруженное никто не считает. Партию отгрузили, оплаты нет, и про долг знает только менеджер.
- Брак обсуждают на планёрке и забывают. Через месяц никто не скажет, на каком участке он рождается.
- Все вопросы идут к директору. Он и продаёт, и считает, и снабжает, и ещё отвечает, где заказ.
В материалах интеграторов, которые я разбирал, упоминаются и крайние случаи, когда руководство каждый понедельник с 8 до 5 просто выясняет, что происходит с заказами, то есть целый рабочий день уходит на сбор статусов.
Шесть вопросов директора: где ответ и как часто смотреть
Управлять производством, не выходя в цех, получается, когда на каждый вопрос есть экран, который вы открываете сами. Если ответ приходится у кого-то просить, вы его ждёте, пока у человека не дойдут руки.
| Вопрос директора | Где ответ | Кто следит, чтобы ответ был верным | Как часто смотреть |
|---|---|---|---|
| Где заказ и у кого он сейчас? | карточка заказа: на каком он этапе, у кого и с какого дня | тот, у кого заказ сейчас, переводит его на следующий этап, когда передаёт из рук в руки | когда спросил заказчик или вы сами |
| Что горит по сроку отгрузки? | список «Что горит»: все заказы в работе по плановой дате отгрузки, просроченные сверху | начальник производства разбирает его на утренней планёрке | каждый день |
| Какой заказ застрял на этапе дольше нормы? | заказы, которые лежат на этапе дольше норматива (сколько дней отведено заказу на этап), краснеют и собираются в отдельный список | ответственный за этап пишет в карточке причину задержки | каждый день; о задержке на ОТК сообщение приходит само |
| Сколько отгрузили и сколько нам за это должны? | сумма просроченных счетов одним числом, по заказчикам и менеджерам; отгрузки по накладным и оплаты за месяц | менеджер ведёт свои счета, бухгалтер отмечает оплаты | долг раз в неделю, отгрузки и оплаты раз в месяц |
| Где брак и во что он обходится? | журнал брака: причина, участок, решение и стоимость переделки по каждому случаю | мастер устраняет брак, начальник производства закрывает случай | о каждой переделке сообщение приходит сразу, итоги по участкам и причинам раз в месяц |
| Насколько загружен цех? | отчёт по этапам: сколько заказов на каждом и сколько дней в среднем заказ на нём лежит (часы станков Битрикс24 не считает, это работа систем планирования производства) | начальник производства | раз в неделю |
Частоту в таблице я предлагаю по тому, что ещё можно исправить, поэтому горящие и застрявшие заказы стоит смотреть каждый день. Долги и загрузку хватает видеть раз в неделю. По браку и средним срокам этапов видна тенденция, и для неё нужен месяц. Красным подсвечено то, что горит сегодня, а цифра за период показывает, как было, и одно другого не заменяет.
Если начинать с одного вопроса, я бы взял второй, про срок отгрузки. Этот список каждое утро перед планёркой открывает начальник производства, а вы по нему сразу видите, держит ли цех сроки.
Мы настраиваем эти экраны в Битрикс24 готовыми упаковками. В «Старт» входят карточка заказа, список «Что горит» и отчёт по этапам, а нормативы этапов с подсветкой, долги, журнал брака и сводку собственнику добавляет «Система».
Проверьте у себя. Пройдите по шести вопросам и отметьте, на какие вы отвечаете сами за минуту. Где для ответа надо звонить в цех или просить у бухгалтерии, там управление держится на чьей-то памяти.
Директор, начальник производства и мастер: кто за что отвечает
Организация производства на предприятии начинается с того, кто за что отвечает. Я бы делил обязанности по одному правилу: у каждого решения один хозяин, и директор не решает за начальника производства, даже когда может.
| Директор | Начальник производства | Мастер | |
|---|---|---|---|
| Отвечает за | срок и деньги по каждому заказу перед заказчиком, правила для всех | порядок работы цеха: какой заказ, у кого и в какой очерёдности | работу своего участка: заказ сделан к сроку и без брака |
| Решает сам | сколько дней заказ может лежать на этапе; снять ли стоп-отгрузку должнику (его новые заказы не уходят в цех); кто что видит и кто может выгрузить базу заказчиков | кому из мастеров отдать заказ и в какой очерёдности; поставить заказ на паузу с причиной и датой возврата; чем закрыть случай брака и во что он встал | когда передать заказ на ОТК; как устранить брак к сроку, назначенному на разборе |
| Смотрит каждый день | что горит и что застряло | «Что горит» перед утренней планёркой, застрявшие по нормативу в течение дня | свои заказы по очерёдности и чертёж в карточке заказа |
| Чего не делает | не звонит мастеру за статусом и не переставляет очередь в обход начальника производства | не собирает статусы обходом цеха и не держит сроки в голове | не ждёт планёрки, чтобы сказать о помехе: если нет материала или неясен чертёж, начальник производства узнаёт об этом в тот же день |
Сигналы о сбоях директор при этом получает без звонков. В «Системе» ему приходит сообщение о каждой переделке в цехе и о заказе, который пролежал на ОТК дольше двух дней (это срок типовой схемы, его подгоняем под ваш цех). Как только просрочка оплаты доходит до 30 дней, заказчику ставится стоп-отгрузка, а директору достаётся задача: снять её или оставить.
На заводе побольше между директором и начальником производства бывает заместитель генерального директора по производству. Тогда цеховую часть из столбца «Директор» забирает он, а за генеральным остаются деньги и правила.
Осторожно. Если вы сами звоните мастеру и переставляете очередь, у очереди становится два хозяина, и при срыве срока оба будут считать, что решал другой.
Утренняя планёрка по списку горящих заказов
Когда начальник производства открывает список «Что горит» до планёрки, проходить по всем заказам не нужно. Разбирают просроченные и ближайшие: что мешает и кто снимет помеху. Там же смотрят заказы на паузе, чтобы о них не забыли, и сверху стоят те, у кого прошла дата возврата.
Пример, заказы условные. В списке пять заказов. Корпус редуктора стоит на этапе «В работе» и просрочен на 4 дня. Вал ступенчатый из 40Х просрочен на 2 дня и ещё в очереди. Фланец DN100 на ОТК, а отгрузка через 2 дня. Обсуждают эти три: что держит корпус, почему вал до сих пор не начат и успеет ли фланец пройти ОТК. Ещё два заказа идут с запасом, о них на планёрке не говорят.
Вам на такую планёрку ходить не обязательно: тот же список вы откроете с телефона, когда захотите.
Что сделать завтра
- Сверьте обязанности. Заполните таблицу «кто за что отвечает» сами и попросите начальника производства заполнить такую же отдельно. Строки, где ваши ответы разошлись, обсудите вдвоём, потому что у этих решений сейчас два хозяина или ни одного.
- Назовите сроки этапов. Без них не видно, какой заказ застрял. Для начала хватит трёх чисел, например: принятый заказ цех подтверждает за 1 день, ОТК проверяет за 1 день, готовый заказ отгружают за 2 дня.
- Отметьте вопросы, на которые отвечаете только звонком. С них и начинайте, а если таких вопросов несколько, первым возьмите срок отгрузки.
Частые вопросы
Что входит в обязанности начальника производства?
Я бы записал за ним порядок работы цеха: он назначает мастера и очерёдность заказов, ставит заказ на паузу с причиной и датой возврата, закрывает случаи брака с решением и стоимостью переделки. Каждое утро он разбирает на планёрке список горящих заказов.
Чем начальник производства отличается от заместителя генерального директора по производству?
Начальник производства отвечает за цех: какие заказы, у кого и в каком порядке. Заместитель генерального директора по производству стоит выше и отвечает за производство целиком. На небольшом заводе обе роли может вести один человек.
Что директору смотреть каждый день?
Два списка: заказы, у которых срок отгрузки прошёл или подходит, и заказы, которые лежат на этапе дольше нормы. Долги и загрузку цеха хватает видеть раз в неделю, брак и средние сроки этапов раз в месяц.
Покажет ли Битрикс24 загрузку цеха?
Он покажет, сколько заказов на каждом этапе и сколько дней в среднем заказ на нём лежит. Сколько часов занят каждый станок и влезет ли новый заказ в мощности, Битрикс24 не считает: это работа систем планирования производства.
Какие есть примеры управления производством без звонков в цех?
Заказ сам уходит из продаж в цех с чертежом и датой отгрузки, а заказчику приходит письмо «принят в производство». Если на ОТК отведён день, заказ, который пролежал там дольше, краснеет у начальника производства, а через два дня сообщение получает директор. Каждая переделка попадает в журнал брака с причиной и участком.
На странице «Системы» показано, как эти ответы, от сводки собственнику до журнала брака, собраны в одном портале Битрикс24.
Автор
Андрей Антонов. 13 лет на производстве, от конструктора до технического директора. Настраиваю Битрикс24 на производствах. Подробнее